Guide d’utilisation

La fenêtre Modifier l’élément

• Titre, catégorie, statut, responsable et dates; Toute la journée décoché donne des heures. Responsable propose les noms du tableau pendant la saisie, les derniers utilisés en premier.
• Responsable dans les Détails : choisissez dans la liste (les noms saisis le plus récemment viennent en premier) ou choisissez Nouveau responsable… et tapez un nom. Modifier les responsables… liste chaque nom avec son nombre d’éléments : renommez-le (sur tous ses éléments; deux graphies du même nom se fusionnent) ou retirez-le de tous, avec Annuler.
• Plus ▾ : Date estimée (tracée en pointillé), Sans fins de semaine (la barre est pâlie la fin de semaine; activé pour les nouveaux éléments), Répétition, Flux de travail et Notes.
• Signaler marque un élément important : sa barre montre un drapeau et une lueur la traverse de temps en temps. Filtres → Signalés seulement n’affiche que ceux-là. Dans les Détails, le drapeau et le cadenas sont à côté des boutons de statut.
• Verrouiller les dates empêche quiconque de déplacer l’élément; sa barre montre un cadenas. Seule la personne qui l’a verrouillé, ou un administrateur, peut le déverrouiller.
• Les notes s’écrivent aussi directement dans Détails : cliquez sur la note (ou Ajouter une note), tapez, puis cliquez ailleurs pour enregistrer. Échap annule.

Plusieurs à la fois. Cliquez sur un élément, puis Maj-clic sur un autre pour choisir tout ce qui est entre les deux, ou Ctrl-clic (⌘-clic) pour en ajouter un. Glissez-en un pour les déplacer tous; Détails change alors leur statut, leur catégorie ou leur responsable d’un coup.

Clic droit sur un élément pour Copier, Modifier, Signaler et Supprimer, ou sur un jour vide pour Nouvel élément et Coller ici (Copier, puis Coller ici sur un jour, en fait une copie).

Filtres

• Période (par exemple, à partir d’aujourd’hui), Responsable et Statut. Cliquez sur le nom d’un filtre pour l’activer ou le désactiver, sur ▾ pour choisir.
• Afficher les dates estimées, Masquer les éléments terminés (terminés et annulés) et Signalés seulement.
• Le chiffre sur Filtres indique combien sont actifs; Réinitialiser les désactive tous.

• Affichez et masquez ce que vous voulez, choisissez l’onglet et les filtres, puis ouvrez Tableau complet ▾ (à côté de Filtres) et choisissez Enregistrer l’affichage comme vue….
• Nommez-la et cochez les personnes qui la reçoivent. Elles ouvrent le tableau dans cette vue; le même menu passe de leurs vues au tableau complet.
• Mois affichés : combien de mois le calendrier montre à l’ouverture de la vue (trois, sauf si vous en choisissez un autre nombre).
• Simple : seulement le calendrier, l’agenda et une légende des catégories de la vue. On peut encore cocher les éléments terminés et ajouter des notes.
• Verrouillée : on ne voit que les éléments de la vue et on ne peut changer que le statut et les notes. Les administrateurs ne sont jamais limités.
• Pour changer une vue, ouvrez le menu et choisissez Modifier à côté d’elle; cochez Mettre à jour la vue avec ce qui est à l’écran.

Les vues servent à se concentrer; Verrouillée sert à limiter. Les nouvelles catégories sont masquées dans les vues existantes jusqu’à leur mise à jour.

Liens publics (page web en lecture seule)

• Outils → Liens de partage publics → Nouveau lien : cochez les catégories à partager et copiez le lien.
• Les visiteurs voient le calendrier et l’agenda sans se connecter. Ils ne peuvent rien changer, et les éléments sans date ne paraissent pas.
• Choisissez s’ils peuvent afficher ou masquer des catégories, si les responsables et les notes sont visibles, et combien de mois le calendrier montre (Mois affichés). Un lien peut expirer après 7, 30 ou 90 jours.
• Ouvrez une vue enregistrée et choisissez Outils → Partager cette vue publiquement pour créer un lien avec ses catégories.
• Créer un nouveau lien remplace une adresse trop diffusée; Désactiver le partage la ferme.

Un lien par public (« Diffuseur », « Équipe »). La page montre toujours le tableau à jour : rien à renvoyer quand les dates changent.

Lien de calendrier (votre propre application)

• Outils → Synchronisation des calendriers → S’abonner → Lien de calendrier → Créer mon lien de calendrier : tout, ou seulement les catégories affichées.
• Utilisez le bouton Apple Calendrier, Google Agenda ou Outlook, ou collez le lien là où votre application s’abonne « à partir d’une URL ».
• Les éléments deviennent des événements qui se mettent à jour seuls (aux quelques minutes dans Apple Calendrier, aux quelques heures dans Google et Outlook). Modifiez-les dans Kapcal.

Traitez ce lien comme un mot de passe. Créez-en un nouveau s’il a trop circulé.

• Donner des heures : dans Modifier l’élément, décochez Toute la journée et choisissez un début et une fin (par tranches de 15 minutes).
• Changer de vue avec Mois ▾ ou les touches M W D; T revient à aujourd’hui. Double-cliquez sur un jour pour zoomer; Échap fait reculer.
• Dans les heures : glissez un élément pour le déplacer, son bord du haut ou du bas pour changer ses heures, et glissez sur des heures libres pour en ajouter un. Une catégorie glissée dans les heures donne un élément d’une heure.
• Les éléments d’une journée entière sont dans la bande du haut; une ligne rouge marque l’heure actuelle.
• Fuseau horaire : chacun voit les heures dans son fuseau (vos initiales → Compte utilisateur → Fuseau horaire).

• Créez des pistes avec + Nouvelle/Modifier une piste (colonne de droite). Ajoutez-y un élément avec son +, en glissant un élément de Hors flux de travail, ou dans Modifier l’élément (sous Plus).
• Glissez un bloc pour le déplacer; tirez la poignée à l’un ou l’autre bout (elle paraît quand on pointe un bloc) pour l’étirer. Une petite boîte montre les nouvelles dates pendant le glisser. Cliquez un bloc pour les Détails; double-cliquez pour le modifier. Un clic sur une phase (son nom ou sa barre) la replie ou l’ouvre aussi. Pointez la rangée des dates pour voir la date de ce jour avec une ligne le long de la ligne du temps. Glissez une catégorie de la gauche sur la ligne du temps pour ajouter un élément ce jour-là, dans la piste de cette rangée. Un élément sans date montre une boîte pâle Sans date : glissez-la sur ses jours (un clic ouvre Modifier l’élément). En Pistes, glissez un bloc vers le haut ou le bas dans les rangées d’une autre piste pour l’y déplacer.
• Flèches : cliquez un bloc, puis glissez l’une des poignées à l’intérieur de ses bouts sur un autre bloc : depuis la poignée de fin, l’autre le suit; depuis celle du début, il suit l’autre. Pointez une flèche et cliquez son × pour la supprimer. Quand un élément finit plus tard, ce qui le suit passe au jour ouvrable suivant, seulement autant qu’il le faut. Avancer un élément ne ramène jamais rien.
• Les dates verrouillées ne bougent jamais d’elles-mêmes : la flèche qui y mène devient rouge et un avertissement le dit, avec Annuler.
• Phases : glissez un bloc sur un autre bloc pour l’y mettre (cet élément devient une phase), ou dans la zone ombrée d’une phase; glissez-le hors de la zone ombrée, ou sur le coin en haut à gauche, pour l’en sortir. Une petite boîte près du pointeur dit ce qui va se passer. Le ⠿ à côté d’un nom fait de même depuis la colonne des noms. Une phase est une barre mince sur ses jours; ouverte (▾), une ombre légère de sa couleur descend sur les éléments qu’elle contient. Les éléments d’une phase s’affichent en retrait sous elle (son ▾ les replie). Phases regroupe toutes les rangées par phase. Une phase couvre ses propres jours et tout ce qu’elle contient : étirez-la comme n’importe quel bloc (ici ou dans le calendrier) et elle garde ces jours; quand un élément qu’elle contient s’allonge, la phase s’allonge avec lui, et elle ne peut pas être plus courte que ce qu’elle contient. Déplacer une phase déplace tout ce qu’elle contient. Un élément qui devient une phase garde ses jours. Dans le calendrier, la barre d’une phase commence par une petite icône en crochet, et les Détails montrent sa Phase (ou ce qu’elle Contient). Ou choisissez une Phase dans les Détails ou Modifier l’élément (Nouvelle phase… en crée une).
• Jalons : Détails → En faire un jalon (dessiné en losange). Verrouillez sa date (cadenas) pour en faire une échéance : il prend un contour rouge et ne bouge jamais. Annulé (Détails → Annulé, à côté de Modifier) garde l’élément sur le tableau, traversé d’une ligne en dents de scie; il ne pousse rien et n’est pas poussé.
• Dans le flux de travail, Pistes du flux de travail se place au-dessus des Détails à droite, pour afficher ou masquer des pistes en travaillant. Le carré de couleur d’une piste (à gauche de son nom) la masque ou l’affiche aussi; celui d’un élément masque sa catégorie (réaffichez-la avec sa pastille à gauche).
• Annuler : Ctrl+Z (⌘Z sur Mac) ou le bouton Annuler à côté de Filtres (sur téléphone, à côté du + en bas) remet en place déplacements, flèches, phases, pistes, jalons, responsables et Annulé, une étape à la fois, dans toutes les vues.
• Jours ▾ : Jours, Semaines ou Mois, et Chemin critique : encadre la chaîne qui fixe la date de fin (le dernier jalon verrouillé, sinon le dernier élément); les hachures montrent les jours ouvrables de marge.

Ne jamais déconnecter automatiquement garde une personne connectée sur ses appareils; sinon, une connexion dure 7 jours après sa dernière utilisation.

Forfait et facturation (propriétaires)

• Votre forfait montre l’utilisation : tableaux, administrateurs, personnes qui modifient. Les lecteurs ne sont jamais limités.
• Passer à un forfait payant compare les forfaits côte à côte; Choisir ouvre le paiement (les forfaits payants commencent par un essai gratuit de 14 jours). Paddle gère la carte, les taxes et les reçus.
• Gérer la facturation : factures, carte, annulation. Un forfait annulé dure jusqu’à la fin de la période payée.
• Au-delà des limites du forfait Gratuit, les tableaux passent en lecture seule jusqu’à ce que vous changiez de forfait, archiviez des tableaux ou fassiez de certaines personnes des lecteurs. Rien n’est supprimé.
• Le forfait Gratuit comprend un calendrier suivi et un lien de calendrier pour toute l’organisation; les forfaits payants n’ont pas de limite.

Vos données

• Télécharger toutes les données (propriétaires, Organisation) et Télécharger mes données (tout le monde, Compte utilisateur).
• Supprimer mon compte retire votre compte aussitôt; les éléments que vous avez créés restent à l’organisation.
• Supprimer l’organisation (propriétaires) : lecture seule aussitôt, supprimée pour de bon après 14 jours, annulable d’ici là.
• Les nouveaux venus peuvent créer un compte gratuit à partir de la page de connexion; il vient avec sa propre organisation. Pour ajouter quelqu’un à la vôtre, invitez-le.

Des questions? Le formulaire de contact nous joint à hello@kapcal.com; les questions de confidentialité vont à privacy@kapcal.com. English: Compte utilisateur → Langue.

1. Connecter votre assistant

Chaque assistant connecté figure sous Compte d’utilisateur → IA et API, où Déconnecter l’arrête aussitôt.

Ou utiliser une clé

Pour un GPT personnalisé, un script ou un assistant qui ne peut pas se connecter.

1. Vos initiales → Compte d’utilisateur → IA et API.
2. Nommez la clé, choisissez un tableau (ou Tous mes tableaux) et laissez Peut ajouter et modifier des éléments coché pour qu’il puisse importer.
3. Créer la clé, puis Copier. La clé n’est affichée qu’une fois : gardez-la confidentielle, comme un mot de passe.

Instructions pour un GPT personnalisé : Utilise Kapcal pour mettre sur mon tableau les dates des fichiers que je te donne. Lis d’abord le tableau, utilise ses catégories, prépare un aperçu des changements, montre-moi le résumé et ne les applique que lorsque je suis d’accord.

2. Demander

Dans Claude ou ChatGPT, joignez le document (ou collez le courriel) et demandez :

• « Mets ce plan de tournage dans le tableau Lumières du port. »
• « Voici la version 5 de l’horaire : mets le tableau à jour. »
• « Qu’est-ce qui est prévu la semaine prochaine en Son et mixage? »
• « Annule cette importation. »

L’assistant lit les catégories du tableau, puis vous montre un aperçu : ce qui sera ajouté, ce qui changera et ce qu’il ne peut pas faire, avec la raison. Rien ne change avant votre accord. Quand il applique les changements, le tableau ouvert l’indique avec Annuler, et ce qui a changé est mis en évidence.

Bon à savoir

• Les documents révisés mettent à jour ce qu’ils avaient ajouté : chaque élément se souvient de la ligne d’où il vient. Sinon, un élément du même titre le même jour compte comme le même élément.
• Catégories : l’assistant utilise celles du tableau. Une ligne dans une catégorie que le tableau n’a pas est sautée, avec la raison; l’assistant peut ajouter la catégorie si vous le lui dites.
• Les dates verrouillées ne bougent pas, et les éléments d’Asana, d’Outlook, de Google Agenda ou d’un calendrier abonné gardent ce qui appartient à ces services.
• Annuler est dans le message du tableau, et sous IA et API pendant 30 jours : ce qu’une importation a ajouté va à la corbeille, et ce qu’elle a modifié revient comme avant, sauf si quelqu’un l’a modifié de nouveau depuis.
• Un assistant agit en votre nom : il ne fait jamais plus que vous, et celui qui ne peut que lire ne fait que lire. Une connexion faite en vous connectant se renouvelle seule tant qu’elle sert; après 90 jours sans usage, connectez-le de nouveau.

Sur un téléphone

• Projets, + et Détails sont dans une barre au bas de l’écran. Balayez depuis le bord gauche ou droit pour les mêmes panneaux.
• Touchez une date pour passer de Mois à Semaine à Jour; touchez deux fois un jour pour sa semaine.
• Maintenez une catégorie un instant, puis glissez-la sur un jour pour ajouter un élément. Touchez un élément, puis Modifier, pour le changer.

Clavier

• M W D Mois, Semaine, Jour · T aujourd’hui · Échap recule, ferme, efface la recherche.
• Alt+←/→ déplace l’élément choisi d’un jour, Alt+↑/↓ d’une semaine.
• Ctrl+C / V copier et coller des éléments · Ctrl+Z annuler · Suppr supprimer.
• ? affiche tous les raccourcis.