Synchroniser Google Agenda et Outlook (et ce que « dans les deux sens » veut vraiment dire)
En bref
Google Agenda et Outlook peuvent s’abonner l’un à l’autre, mais dans un seul sens et souvent avec des heures de retard. Pour les garder à jour dans les deux sens, connectez-les tous deux à un tableau Kapcal : chacun se synchronise dans les deux sens avec Kapcal, et une fois qu’un événement Outlook est lié à un événement Google, déplacer l’un, dans Kapcal, Google ou Outlook, déplace l’autre dans les deux calendriers.
Pourquoi s’abonner n’est pas synchroniser
La solution habituelle consiste à publier un calendrier sous forme de lien et à s’y abonner depuis l’autre : Outlook peut publier un calendrier, Google Agenda peut l’ajouter « À partir de l’URL », et l’inverse fonctionne aussi. C’est gratuit et ça prend deux minutes, mais il y a trois limites.
- Un seul sens. La copie abonnée est en lecture seule. Déplacez-y un événement et rien ne se passe : il faut le déplacer à la source.
- En retard. Google indique que les changements d’un agenda ajouté par lien peuvent prendre jusqu’à 12 heures à paraître; Microsoft, qu’Outlook.com peut parfois prendre plus de 24 heures. Pourquoi les calendriers abonnés prennent du retard.
- Séparés. Chaque calendrier reste dans son coin. Quand le client déplace la présentation dans Google, la séance de préparation réservée dans Outlook ne sait pas qu’elle en dépendait.
Synchroniser dans les deux sens demande un outil qui écrit dans les deux calendriers et qui sait quels événements vont ensemble.
Étape par étape
Connectez votre agenda Google
Sur un tableau Kapcal, ouvrez Outils → Synchronisation des calendriers → Google Agenda, connectez-vous avec Google en accordant les deux autorisations, puis choisissez l’agenda et la catégorie de ses événements. Ses événements paraissent sur le tableau comme éléments, et titres, dates, heures et notes changent des deux côtés.
Connectez votre calendrier Outlook
Faites de même avec Outlook : connectez-vous avec un compte Microsoft professionnel, scolaire ou personnel, puis choisissez le calendrier et sa catégorie. Un tableau accueille un agenda Google et un calendrier Outlook côte à côte, chacun dans sa couleur.
Mettez l’événement dans les deux calendriers
Pour un événement qui doit figurer dans les deux, ajoutez son jumeau dans la catégorie de l’autre calendrier : cliquez sur son jour, tapez le titre, choisissez cette catégorie et enregistrez. Kapcal crée aussitôt l’événement dans ce calendrier.
Liez les deux
Choisissez l’un d’eux : une petite poignée de lien paraît à l’intérieur de chaque extrémité de sa barre. Glissez une poignée sur l’autre événement. Les deux montrent maintenant une icône de lien, et Détails liste l’autre sous Liés.
Lier : glissez une poignée d’une barre vers une autre, et elles bougent ensemble. Déplacez l’un ou l’autre, n’importe où
Déplacez l’événement dans Kapcal, dans Google Agenda ou dans Outlook. Quand le changement arrive dans Kapcal (en moins d’une minute environ quand le tableau est ouvert, en moins de 10 minutes sinon, ou aussitôt avec Synchroniser maintenant), l’événement lié se déplace du même nombre de jours, et Kapcal met aussi son calendrier à jour.
Ce qui bouge, et ce qui ne bouge pas
Bouge ensemble
Le jour. Chaque événement garde sa durée et ses heures.
Reste en place
Les événements aux dates verrouillées. Un changement d’heure le même jour, ou un événement plus long ou plus court, ne déplace pas l’autre.
Reste distinct
Les titres et les notes. Chaque événement garde les siens; Kapcal déplace les dates, il ne recopie pas un événement sur l’autre.
Supprimer
Supprimez un événement dans son propre calendrier et le tableau suit. Un événement lié ne se supprime pas depuis Kapcal, c’est voulu.
Autres façons de faire
S’abonner par lien
Gratuit et intégré, mais dans un seul sens et avec des heures de retard. Bien pour les jours fériés; pas pour des dates qui bougent.
Partager un calendrier dans un même service
Si tout le monde peut utiliser Google (ou tout le monde Outlook), partagez-y un calendrier : les changements arrivent en quelques secondes. Ça n’aide pas quand l’équipe est partagée entre les deux.
Un service de synchronisation
Plusieurs services copient les événements entre comptes Google et Microsoft. Ils conviennent pour reproduire vos propres disponibilités; ils ne donnent pas à une équipe un seul horaire avec catégories, vues et dépendances.
Recopier à la main
Ça va pour quelques dates. Les copies divergent dès que quelque chose bouge.
Questions
Faut-il un forfait payant?
La synchronisation dans les deux sens avec Google Agenda et Outlook vient avec le forfait Pro, qui commence par un essai gratuit de 14 jours. L’abonnement à un calendrier par lien fonctionne avec tous les forfaits. Voir les tarifs.
Puis-je synchroniser plus d’un agenda Google?
Chaque tableau se lie dans les deux sens à un agenda Google et à un calendrier Outlook. Les autres calendriers peuvent entrer par leur lien, dans un sens, lus toutes les 15 minutes.
Est-ce que ça fonctionne avec les comptes professionnels Microsoft 365?
Oui : les comptes Microsoft professionnels, scolaires et personnels se connectent de la même façon. Certaines organisations demandent qu’un administrateur approuve d’abord les nouvelles applis.
Et si les deux événements bougent avant une synchronisation?
Si des événements liés ont bougé de nombres de jours différents, Kapcal les laisse en place plutôt que de deviner lequel a raison. Déplacez-en un de nouveau et l’autre suit.